Datenschutzerklärung

I. Informationen über uns als Verantwortliche

Verantwortlicher Anbieter dieses Internetauftritts im datenschutzrechtlichen Sinne ist:

E-Mail: info@2026.hwr-ball.de

Vertreten durch die Gesellschafter:
Letizia Pia Kutzki, Emma Riedemann, Yasmin Nissen

II. Rechte der Nutzer und Betroffenen

Mit Blick auf die nachfolgend noch näher beschriebene Datenverarbeitung haben die Nutzer und Betroffenen das Recht

• auf Bestätigung, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (vgl. auch Art. 15 DSGVO);
• auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (vgl. auch Art. 16 DSGVO);
• auf unverzügliche Löschung der sie betreffenden Daten (vgl. auch Art. 17 DSGVO), oder, alternativ, soweit eine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO;
• auf Erhalt der sie betreffenden und von ihnen bereitgestellten Daten und auf Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (vgl. auch Art. 20 DSGVO);
• auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern sie der Ansicht sind, dass die sie betreffenden Daten durch den Anbieter unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden (vgl. auch Art. 77 DSGVO).

Darüber hinaus ist der Anbieter dazu verpflichtet, alle Empfänger, denen gegenüber Daten durch den Anbieter offengelegt worden sind, über jedwede Berichtigung oder Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen hat der Nutzer ein Recht auf Auskunft über diese Empfänger.

Ebenfalls haben die Nutzer und Betroffenen nach Art. 21 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten, sofern die Daten durch den Anbieter nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung statthaft.

III. Informationen zur Datenverarbeitung

Ihre bei Nutzung unseres Internetauftritts verarbeiteten Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, der Löschung der Daten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und nachfolgend keine anderslautenden Angaben zu einzelnen Verarbeitungsverfahren gemacht werden.

Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit

Sofern Sie per Kontaktformular oder E-Mail mit uns in Kontakt treten, werden die dabei von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Die Angabe der Daten ist zur Bearbeitung und Beantwortung Ihre Anfrage erforderlich – ohne deren Bereitstellung können wir Ihre Anfrage nicht oder allenfalls eingeschränkt beantworten.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Ihre Daten werden gelöscht, sofern Ihre Anfrage abschließend beantwortet worden ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, wie bspw. bei einer sich etwaig anschließenden Vertragsabwicklung.

Kundenkonto / Registrierungsfunktion

Falls Sie über unseren Internetauftritt ein Kundenkonto bei uns anlegen, werden wir die von Ihnen bei der Registrierung eingegebenen Daten (also bspw. Ihren Namen, Ihre Anschrift oder Ihre E-Mail-Adresse) ausschließlich für vorvertragliche Leistungen, für die Vertragserfüllung oder zum Zwecke der Kundenpflege (bspw. um Ihnen eine Übersicht über Ihre bisherigen Bestellungen bei uns zur Verfügung zu stellen oder um Ihnen die sog. Merkzettelfunktion anbieten zu können) erheben und speichern. Gleichzeitig speichern wir dann die IP-Adresse und das Datum Ihrer Registrierung nebst Uhrzeit. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt natürlich nicht.

Im Rahmen des weiteren Anmeldevorgangs wird Ihre Einwilligung in diese Verarbeitung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Die dabei von uns erhobenen Daten werden ausschließlich für die Zurverfügungstellung des Kundenkontos verwendet.

Soweit Sie in diese Verarbeitung einwilligen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Sofern die Eröffnung des Kundenkontos zusätzlich auch vorvertraglichen Maßnahmen oder der Vertragserfüllung dient, so ist Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung auch noch Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Die uns erteilte Einwilligung in die Eröffnung und den Unterhalt des Kundenkontos können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf in Kenntnis setzen.

Die insoweit erhobenen Daten werden gelöscht, sobald die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist. Hierbei müssen wir aber steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen beachten.

Beim Kauf eines Tickets

IP-Adresse

Um den Missbrauch des Systems durch Spam zu vermeiden, wird während des Buchungsvorgangs die IP-Adresse sowie die Zugriffszeit auf das System gespeichert. Die Daten werden nach spätestens einer Woche gelöscht. Wir haben berechtigtes Interesse daran, den Missbrauch von Spam zu unterbinden.

E-Mail-Adresse

Wozu wird die E-Mail-Adresse verwendet:

• Ihre E-Mail-Adresse ist für uns die erste Möglichkeit, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Kontaktaufnahmen unsererseits erfolgen ausschließlich für weitere Nachfragen zu einer Buchung, sowie für gesetzlich vorgeschriebene Kontaktaufnahmen.
• Wir nehmen über die E-Mail-Adresse Kontakt zu Ihnen auf, wenn wir Nachfragen zu einer Buchung haben. Dies ist für den Abschluss des Kaufvertrages notwendig.
• Wir nutzen die E-Mail-Adresse, um Ihnen gesetzlich vorgeschriebene Informationen zukommen zu lassen. Dies ist zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben notwendig.
• Das System versendet an Ihre E-Mail-Adresse die Buchungsbestätigung sowie die für den Einlass benötigten Tickets. Dies ist zur Erfüllung des Kaufvertrags notwendig.
• Um den Missbrauch des Systems durch Spam zu vermeiden, wird die E-Mail-Adresse gespeichert. Wir haben berechtigtes Interesse daran, den Missbrauch von Spam zu unterbinden.

Wann und wie wird die E-Mail-Adresse verarbeitet:

• Die E-Mail-Adresse wird erst nach eingegangener Bestellung auf unseren Systemen gespeichert. Während des Bestellvorgangs wird die E-Mail-Adresse im Browser (im Klartext) und im Bestätigungslink bei Ihrem E-Mail-Anbieter (verschlüsselt) zwischengespeichert.
• Nach Eingang der Bestellung wird die E-Mail-Adresse auf unserem Server gespeichert.

Anschrift Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse, einschließlich der Anschrift ist zum Ausstellen einer Rechnung und zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung notwendig.

Telefonnummer

Die Telefonnummer wird von uns zur Kontaktmöglichkeit in dringenden Fällen verwendet. Die Telefonnummer ist eine freiwillige Angabe. Bei einer Angabe im Formular gehen wir von einer Zustimmung der Verarbeitung aus. Die Zustimmung zur Verarbeitung der Telefonnummer kann jederzeit über eine E-Mail an die Datenschutzbeauftrage widerrufen werden.

Namen der Ticketinhabenden

Die verkauften Tickets sind nicht übertragbar. Über die Namen werden die Identitäten der Ticketinhabenden am Einlass geprüft.

Die Namen können Eingesehen werden von

• den Mitarbeitenden am Einlass der Veranstaltung (notwendig zur Einlasskontrolle)
• dem HWR-Ballkomitee 2026. (Notwendig zur Aufbereitung der Namen für die Einlasskontrolle)

Es besteht ein berechtigtes Interesse unserer Seite, dass die Teilnehmenden der Veranstaltung ein gültiges Ticket für die Veranstaltung haben. Dies wird über den Namen kontrolliert.

Ungefähres Alter der Ticketinhabenden

Tickets haben unterschiedliche Preise für verschiedene Altersgruppen. Die Angabe des ungefähren Alters ist zur Ermittlung des Preises sowie für den Abgleich des Alters am Einlass notwendig.

Es besteht ein berechtigtes Interesse unserer Seite, dass die Teilnehmenden der Veranstaltung ein gültiges Ticket für die Veranstaltung haben.

Beim Einlass oder nicht-erscheinen zum Einlass

Ausweisdokumente

Die Einsicht in die Ausweisdokument zur Sicherstellung, dass ein Ticket nicht übertragen wurde und keinen falschen Tarif hat, erfolgt durch die Mitarbeitenden am Einlass.

Es besteht ein berechtigtes Interesse unserer Seite, dass die Teilnehmenden der Veranstaltung ein gültiges Ticket für die Veranstaltung haben.

Anwesenheitsliste

Es wird eine Liste geführt, welche Personen die Veranstaltung betreten haben.

Aus dieser Liste ergibt sich außerdem, welche Ticketinhabenden die Veranstaltung nicht betreten haben. Die Liste wird zur Sicherung der Veranstaltung verwendet, um ein doppeltes Betreten der Veranstaltung mit dem gleichen Ticket zu vermeiden. Es besteht ein berechtigtes Interesse unserer Seite, dass die Teilnehmenden der Veranstaltung ein gültiges Ticket für die Veranstaltung haben.

Die Liste wird zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z.B. zur Kontaktverfolgung, verwendet.

Löschung der Daten im Zusammenhang mit der Buchung

Buchungsdaten, einschließlich der Ticketdaten, werden innerhalb einer Woche nach Veranstaltung gelöscht. Dies gilt nicht, wenn die Daten aus Gesetzlichen Gründen länger aufbewahrt werden müssen, eine längere Aufbewahrung gewünscht ist oder Zahlungen seitens des Kunden ausstehen.

Serverdaten

Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, werden Daten durch Ihren Internet-Browser an uns bzw. an unseren Webspace-Provider übermittelt. Mit diesen sog. Server-Logfiles werden u.a. Typ und Version Ihres Internetbrowsers, das Betriebssystem, die Website, von der aus Sie auf unseren Internetauftritt gewechselt haben (Referrer URL), die Website(s) unseres Internetauftritts, die Sie besuchen, Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs sowie die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unseres Internetauftritts erfolgt, erhoben.

Diese so erhobenen Daten werden vorrübergehend gespeichert, dies jedoch nicht gemeinsam mit anderen Daten von Ihnen.

Diese Speicherung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

Die Daten werden spätestens nach sieben Tage wieder gelöscht, soweit keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist. Andernfalls sind die Daten bis zur endgültigen Klärung eines Vorfalls ganz oder teilweise von der Löschung ausgenommen.

Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Hetzner

Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend Hetzner).

Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz.

Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

Instagram

Zur Bewerbung unserer Produkte und Leistungen sowie zur Kommunikation mit Interessenten oder Kunden betreiben wir eine Firmenpräsenz auf der Plattform Instagram.

Auf dieser Social-Media-Plattform sind wir gemeinsam mit der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland, verantwortlich.

Der Datenschutzbeauftragte von Instagram kann über ein Kontaktformular erreicht werden: https://www.facebook.com/help/contact/540977946302970.

Die gemeinsame Verantwortlichkeit haben wir in einer Vereinbarung bezüglich der jeweiligen Verpflichtungen im Sinne der DSGVO geregelt. Diese Vereinbarung, aus der sich die gegenseitigen Verpflichtungen ergeben, ist unter dem folgenden Link abrufbar: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

Rechtsgrundlage für die dadurch erfolgende und nachfolgend wiedergegebene Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht an der Analyse, der Kommunikation sowie dem Absatz und der Bewerbung unserer Produkte und Leistungen.

Rechtsgrundlage kann auch eine Einwilligung des Nutzers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegenüber dem Plattformbetreiber sein. Die Einwilligung hierzu kann der Nutzer nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit durch eine Mitteilung an den Plattformbetreiber für die Zukunft widerrufen.

Bei dem Aufruf unseres Onlineauftritts auf der Plattform Instagram werden von der Facebook Ireland Ltd. als Betreiberin der Plattform in der EU Daten des Nutzers (z.B. persönliche Informationen, IP-Adresse etc.) verarbeitet.

Diese Daten des Nutzers dienen zu statistischen Informationen über die Inanspruchnahme unserer Firmenpräsenz auf Instagram. Die Facebook Ireland Ltd. nutzt diese Daten zu Marktforschungs- und Werbezwecken sowie zur Erstellung von Profilen der Nutzer. Anhand dieser Profile ist es der Facebook Ireland Ltd. beispielsweise möglich, die Nutzer innerhalb und außerhalb von Instagram interessenbezogen zu bewerben. Ist der Nutzer zum Zeitpunkt des Aufrufes in seinem Account auf Instagram eingeloggt, kann die Facebook Ireland Ltd. zudem die Daten mit dem jeweiligen Nutzerkonto verknüpfen.

Im Falle einer Kontaktaufnahme des Nutzers über Instagram werden die bei dieser Gelegenheit eingegebenen personenbezogenen Daten des Nutzers zur Bearbeitung der Anfrage genutzt. Die Daten des Nutzers werden bei uns gelöscht, sofern die Anfrage des Nutzers abschließend beantwortet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, wie z.B. bei einer anschließenden Vertragsabwicklung, entgegenstehen.

Zur Verarbeitung der Daten werden von der Facebook Ireland Ltd. ggf. auch Cookies gesetzt.

Sollte der Nutzer mit dieser Verarbeitung nicht einverstanden sein, so besteht die Möglichkeit, die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung des Browsers zu verhindern. Bereits gespeicherte Cookies können ebenfalls jederzeit gelöscht werden. Die Einstellungen hierzu sind vom jeweiligen Browser abhängig. Bei Flash-Cookies lässt sich die Verarbeitung nicht über die Einstellungen des Browsers unterbinden, sondern durch die entsprechende Einstellung des Flash-Players. Sollte der Nutzer die Installation der Cookies verhindern oder einschränken, kann dies dazu führen, dass nicht sämtliche Funktionen von Facebook vollumfänglich nutzbar sind.

Näheres zu den Verarbeitungstätigkeiten, deren Unterbindung und zur Löschung der von Instagram verarbeiteten Daten finden sich in der Datenrichtlinie von Instagram: https://help.instagram.com/519522125107875.

Es ist nicht ausgeschlossen, dass die Verarbeitung durch die Facebook Ireland Ltd. auch über die Meta Platforms, Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, California 94025 in den USA erfolgt.